Protocol toetsing en toelating NRBI Approved Software

Artikel 1Doel en toepassingsbereik

Dit protocol bepaalt hoe Stichting NRBI, met ondersteuning van ECC-LoyalExperts, inspectie- en rapportagesoftware beoordeelt voor de status NRBI Approved Software. De Approved Software-toets is verplicht. Het protocol geldt voor commerciële softwareleveranciers, zelfstandige ontwikkelaars en NRBI-lidbedrijven die een eigen softwareomgeving willen laten toelaten. NRBI-software via de eigen hofleverancier en extern toegelaten Approved Software zijn afzonderlijke softwarevormen; NRBI bepaalt welke leverancier en templates voor welke diensten worden ingezet. Er kunnen meerdere leveranciers naast elkaar worden toegelaten. De toets is product-, versie-, template- en dienstgebonden.

De beoordeling ondersteunt uniforme NRBI-templates, controleerbare onderzoeksgegevens en een herleidbare validatiestroom. Zij is geen algemene goedkeuring van het bedrijf, geen garantie op foutloze rapporten en geen NEN-certificering. De software vervangt de deskundige of diens vereiste persoonsregistratie niet.

Artikel 2Aanvraag en afbakening

De aanvrager dient de aanvraag in via de gezamenlijke aanvraagroute van NRBI en ECC-LoyalExperts. ECC registreert contactpersoon, product en aanvraag. Vooraf leggen NRBI/ECC en de aanvrager de aangevraagde diensten, te toetsen versies en templates, toetsaanpak, beoordelaars, doorlooptijd, vertrouwelijkheid en kosten vast. De aanvraag geeft nog geen recht op het logo, de aanduiding Approved of opname als toegelaten leverancier.

De toetsafspraak noemt welke inspecties of deskundigenonderzoeken worden ondersteund, welke protocollen en normedities van toepassing zijn en welke onderdelen buiten de scope vallen. De leverancier benoemt ook wat de software niet kan, inclusief beperkingen van berekeningen, specialistische onderzoeken en koppelingen.

Artikel 3Aan te leveren bedrijfs- en productdossier

• Bedrijfsnaam, handelsnaam, KvK- of buitenlands registratienummer, adres en contactpersoon met beslissingsbevoegdheid.
• Naam en eigenaar van de software, productwebsite, versie- of buildnummer, releasenotities, gebruikte modules en ondersteunde apparaten of omgevingen.
• Beschrijving van de doelgroep, diensten, licentievormen, kosten per gebruiker en rapport, ondersteuning, beschikbaarheid en beëindigingsvoorwaarden.
• Verklaring dat de leverancier de benodigde rechten heeft op software, gebruikte modellen, beelden, normen en templates, met relevante gebruiksbeperkingen.
• Overzicht van hosting, onderaannemers, gegevenslocaties, verantwoordelijkheden, ondersteuning en continuïteitsafspraken.
• Aansluitgegevens als softwareambassadeur van NRBI en akkoord op de vooraf vastgelegde jaarlijkse bijdrage; bij eigen bedrijfssoftware ook bewijs van het NRBI-lidmaatschap van het gebruikersbedrijf.
• Demo of afgeschermde testomgeving met rolgebonden testtoegang via een afgesproken beveiligde route; geen wachtwoorden, API-sleutels of persoonsgegevens in openbare formulieren of voorbeeldrapporten.

Artikel 4Aan te leveren templates en voorbeeldrapporten

De leverancier levert per aangevraagde dienst het volledige lege NRBI-template en ingevulde, geanonimiseerde of fictieve voorbeeldrapporten aan. Een enkele algemene productbrochure of alleen een fraai PDF-voorbeeld is onvoldoende. De beoordelaars moeten ook de invoer, verplichte velden, brongegevens, beperkingen en uiteindelijke export kunnen volgen.

De leverancier toont in de demonstratie aan hoe bevoegde RBI’ers de officiële NRBI-templates kunnen selecteren en gebruiken en hoe eventuele eigen bedrijfstemplates eruitzien. Per variant worden de verplichte velden, NRBI-logo’s, rechten en rapportstatus getoond.

Het aanleverdossier bevat een toetsmatrix: per verplicht NRBI-onderdeel de bronverwijzing naar protocol of richtlijn, de gebruikte versie, het betreffende invoerveld, de plaats in de rapportexport en de demonstratie of test waarmee naleving kan worden vastgesteld. Niet ondersteunde onderdelen en afwijkingen worden expliciet genoemd; zij worden niet als voldaan gemarkeerd.

Voorbeelden dekken minimaal een reguliere opname, niet of beperkt toegankelijke bouwdelen, onzekerheden of tegenstrijdige informatie, een concept, een validatie met herstelpunten en een herzien rapport na beoordeling. Voor deskundigenonderzoek toont de leverancier bovendien hoe opdrachtvragen, documenten, partij-informatie, hoor en wederhoor waar toepasselijk en onafhankelijke conclusies worden vastgelegd. Voor kostenramingen of berekeningen worden bron, peildatum, rekenregel, eenheden en onzekerheden aangeleverd.

Artikel 5Aan te leveren technische en organisatorische stukken

• Gegevensmodel met koppelingen tussen opdrachtgever, object, opdracht, bedrijf, uitvoerder, bijlagen, rapport en versies.
• Beschrijving van rollen, persoonlijke toegang, functiescheiding, autorisaties, wijzigingslog en het vrijgeven van een rapport.
• Voorbeeld van leesbare PDF-export en volledige dossierexport met bijlagen, versienummers en herleidbare verwijzingen.
• Beleid voor gegevensbescherming, beveiligde overdracht en opslag, back-up, herstelproef, incidentmelding, bewaring en beëindiging van een account of contract.
• Beschrijving van automatische teksten, AI of berekeningen, menselijke controle, grenzen en maatregelen tegen verzonnen onderzoeksgegevens.
• Specificatie van een gewenste LEX-Tool-koppeling: veldmapping, autorisatie, testomgeving, unieke nummers, dubbele verzending, bevestiging, foutafhandeling en statusuitwisseling.
• Migratie-, actualisatie- en terugvalplan bij een nieuwe template- of softwareversie; bestaande dossiers moeten leesbaar blijven.

Dit zijn toetsvereisten. De precieze technische uitvoering wordt vooraf vastgelegd op basis van de scope en de beschikbare LEX-Tool-interface. Een leverancier hoeft geen niet-bestaande interface te implementeren; zonder goedgekeurde en geactiveerde interface mag hij geen automatische koppeling als actief presenteren.

Artikel 6Inhoudelijke toetscriteria

De software moet de vereisten van NTA 8060 en NEN 2767 ondersteunen voor de diensten waarop deze van toepassing zijn. De leverancier levert de gebruikte normedities en een toetsmatrix met bewijs per relevant onderdeel aan. Voor onderdelen buiten de aangevraagde scope wordt niet-toepasselijkheid gemotiveerd; een softwaretoelating is geen NEN-certificering.

Beoordelaars toetsen volledigheid, uniformiteit, methodische aansluiting en herleidbaarheid. Dezelfde verplichte onderdelen moeten in alle relevante rapportexports terugkomen. De software maakt een onderscheid tussen niet onderzocht, niet bereikbaar, niet van toepassing, geen gebrek waargenomen en onbekend. Een leeg veld wordt niet automatisch een gunstige beoordeling.

Object en opdracht, uitvoerder, datum, methode, protocol en waar relevant normeditie, brongegevens, bevindingen, beperkingen, conclusies en vervolgstappen moeten samen een controleerbaar geheel vormen. Foto’s en metingen zijn aan het juiste object en onderdeel gekoppeld. Een revisie overschrijft geen eerder gevalideerd rapport. De deskundige kan een gegenereerde tekst controleren en moet de definitieve inhoud bewust vrijgeven.

De NRBI-beeldmerken zijn correct verwerkt en de status van een rapport is zichtbaar. Het systeem presenteert geen concept of nog in behandeling zijnd rapport als gevalideerd. Het uitvoeren van een inspectie in een toegelaten pakket is geen vervanging van de afzonderlijke inhoudelijke validatie.

Artikel 7Praktijktest en bewijsvoering

De beoordelaars leggen vooraf representatieve testsituaties en verwachte uitkomsten vast per dienst. Een of meer aangewezen registerbouwkundigen doorlopen de opname, verwerking, export en validatieoverdracht. Het toetsverslag legt per criterium de test, software- en templateversie, datum, beoordelaar, bewijs en bevinding vast.

De praktijktest omvat ten minste een normaal dossier, een beperkt bereikbaar bouwdeel, ontbrekende verplichte gegevens, een onbevoegde gebruiker, een gewijzigde rapportversie en een foutieve of ontbrekende terugmelding bij validatie. Bij een automatische koppeling worden ook opnieuw verzenden zonder duplicaten, een onjuist nummer, statuswijziging en herstel na een storing getest. Een gesimuleerd testresultaat wordt niet als productievalidatie gebruikt.

Een zelfstandige bedrijfsomgeving met eigen software doorloopt dezelfde inhoudelijke eisen als een commerciële leverancier. Alleen zelf verklaren dat de templates voldoen, is onvoldoende; NRBI/ECC beoordeelt de aangeleverde bewijzen en praktijktest.

Artikel 8Tekortkomingen en herstel

Een blokkerende tekortkoming betreft bijvoorbeeld een onjuiste validatiestatus, niet herleidbare rapportwijzigingen, ontbrekende essentiële onderzoeksinformatie, onbevoegde toegang tot dossiers of misleidend logogebruik. Zolang deze tekortkoming bestaat, volgt geen toelating voor de geraakte toepassing.

Overige afwijkingen worden voorzien van omschrijving, verantwoordelijke, hersteltermijn en vereist bewijs. De leverancier levert een gecorrigeerde versie met een overzicht van wijzigingen aan. De beoordelaars controleren zowel het herstel als mogelijke gevolgen voor eerder goed werkende onderdelen. Afwijkingen worden niet gesloten op alleen een mondelinge toezegging. Een beperkte toelating is uitsluitend mogelijk voor aantoonbaar gescheiden onderdelen die zelfstandig aan de eisen voldoen.

Artikel 9Schriftelijk toelatingsbesluit

Het besluit vermeldt leverancier en product, goedgekeurde versie of releasebereik, modules, diensten, templates en templateversies, gebruikte toetscriteria, beperkingen, toegestane logo’s en claims, ingangsdatum, geldigheidsduur, vervolgcontrole en voorwaarden voor verlenging. De toelating heeft een in het besluit vastgelegde looptijd van maximaal twee jaar tot de verplichte hertoetsing. Een kortere termijn is mogelijk. Zonder tijdig positief vervolg- of verlengingsbesluit loopt de toelating niet automatisch door.

Stichting NRBI neemt het besluit op basis van het gedocumenteerde toetsadvies en de afstemming met ECC-LoyalExperts. De aanvrager ontvangt de uitkomst en eventuele motivering of herstelvoorwaarden. Alleen positief toegelaten versies en toepassingen mogen als NRBI Approved Software worden aangeboden. Publicatie van leverancier, product, scope, versies en geldigheid vindt plaats via het door NRBI beheerde overzicht; vertrouwelijke bronstukken worden niet openbaar gemaakt.

Artikel 10Lidmaatschap, softwareambassadeur en ingebruikname

Een softwareontwikkelaar die Approved Software wil aantonen en als leverancier op de NRBI-website vermeld wil worden, wordt aangesloten als softwareambassadeur van Stichting NRBI. De aansluiting kent een jaarlijkse bijdrage van EUR 850 per jaar. Btw-behandeling, deelnamevoorwaarden, facturering en eventuele afzonderlijke toets- en licentiekosten worden vooraf in het aansluitvoorstel vastgelegd. Het betalen van de bijdrage vervangt de inhoudelijke softwaretoets niet.

Websitevermelding onderscheidt ambassadeursaansluiting van productgoedkeuring. Een toegelaten product wordt met versie, scope en geldigheid vermeld. Voorafgaand aan toelating mag een leveranciersvermelding geen Approved-status suggereren. Het NRBI-logo en de Approved-aanduiding worden uitsluitend volgens de afzonderlijke beeldmerktoestemming gebruikt.

De bouwkundige adviesbureaus, deskundigenbedrijven en zzp’ers die binnen dit kader met eigen of Approved Software werken moeten NRBI-lid zijn. De leverancier toont aan hoe de juiste RBI’er toegang krijgt tot de toegestane NRBI-templates en hoe afwijkende bedrijfstemplates worden beheerst. Persoonscertificering en toepasselijke scopes blijven afzonderlijk vereist.

Voor productiegebruik worden toegangsrechten, software- en templateversies, export, statusweergave en validatieoverdracht gecontroleerd. Een pilot is geen productietoelating. Een NRBI-lidbedrijf met eigen software biedt minimaal 25 verschillende rapportages per kalenderjaar voor validatie aan. De eerste beoordelingsperiode wordt vastgelegd.

NRBI bepaalt welke diensten via de eigen hofleverancier worden uitgevoerd en of externe leveranciers worden toegelaten, bijvoorbeeld voor inspecties buiten het aanbod van die leverancier. Voor aangewezen collectief BAV-verzekerde keuringen mag uitsluitend de door NRBI/ECC voor die opdrachtstroom toegestane software met de goedgekeurde templates worden ingezet. De leverancier kan een softwaregoedkeuring niet als algemene verzekeringserkenning aanbieden.

Artikel 11Wijzigingen, toezicht en voortzetting

De leverancier meldt vóór ingebruikname veranderingen aan verplichte templates, beoordelingsmethodiek, rekenregels, rapportexport, validatiestatus, de LEX-Tool-koppeling of toegangsbeveiliging. NRBI/ECC bepaalt en registreert of een beperkte controle of volledige hertoets nodig is. Voor een urgente beveiligingsreparatie meldt de leverancier direct de wijziging, risico’s en gevolgen; NRBI kan het gebruik tijdelijk beperken totdat de gevolgen zijn beoordeeld.

Een verplichte hertoets vindt uiterlijk iedere twee jaar plaats: uiterlijk 24 maanden na eerste toelating en vervolgens uiterlijk 24 maanden na de vorige afgeronde hertoets, tenzij een kortere termijn is vastgesteld. De leverancier biedt het actuele product en de gebruikte templates tijdig opnieuw aan. Bij het uitblijven van een positief vervolg- of verlengingsbesluit blijft geen automatische Approved-status gelden.

Deze inhoudelijke hertoets omvat representatieve rapporten, gebruik van de vrijgegeven templates, opvolging van eerdere bevindingen, incidenten, gewijzigde versies en de waar toepasselijke jaarinstroom van 25 rapporten. Jaarlijks worden daarnaast de ambassadeursaansluiting, bijdrageverplichting, toepasselijke lidmaatschappen en waar verplicht de 25 rapportages gecontroleerd. Deze jaarcontrole vervangt de tweejaarlijkse hertoets niet. Het halen van het aantal is geen vervanging van kwaliteit. Verlenging volgt een vastgelegd besluit. Bij afloop, schorsing of intrekking stopt nieuw gebruik van de betrokken Approved-aanduiding en templates volgens het besluit; bestaande rapporten en hun oorspronkelijke validatiehistorie blijven herleidbaar.

Artikel 12Dossier, vertrouwelijkheid en reactie op besluiten

ECC bewaart aanvraag, toetsafspraak, ingediende versies, matrix, toetsverslagen, herstelbewijzen, besluit, beeldmerktoestemming en vervolgcontroles als één herleidbaar toelatingsdossier. Toegang is beperkt tot bevoegde beheerders en aangewezen beoordelaars. De leverancier weet vooraf welke stukken met welke beoordelaars worden gedeeld. Bewaartermijn en gegevensafspraken worden bij de toetsopdracht vastgelegd.

De leverancier kan schriftelijk reageren op bevindingen of een besluit en daarbij nieuwe onderbouwing of herstelbewijzen aanleveren. NRBI/ECC registreert en motiveert de beoordeling daarvan. Een reactie schort beperkingen niet automatisch op en geeft geen recht om in afwachting daarvan het beeldmerk te gebruiken. Waar een klacht over de dienstverlening aan de orde is, geldt de toepasselijke klachtenroute.

Artikel 13Versie en samenhang

Dit protocol is versie 1.2, gepubliceerd en geldig vanaf 12 november 2026. De toetsopdracht en het besluit vermelden de overeengekomen protocolversie; nieuwe versies worden niet stilzwijgend met terugwerkende kracht toegepast. De definitieve toelating, scope en geldigheid worden per leverancier vastgelegd.

Lees daarnaast het Protocol gebruik NRBI Approved Software, het Protocol rapportage en validatie en de protocollen voor de betrokken inspecties of onderzoeken. Raadpleeg het NRBI-softwareoverzicht en dien een aanvraag in via de gezamenlijke aanvraagroute van NRBI en ECC-LoyalExperts. LoyalExperts verzorgt de ECC-coördinatie.

Artikel 14Aanvraag en contactverzoek

Aanmelden kan via het aanvraagformulier Approved Software. De aanvrager vermeldt of het bedrijf inspecties uitvoert, software ontwikkelt of beide doet, wie de softwareontwikkelaar is en voor welke diensten software beschikbaar is. De aanvraag bevat KvK-gegevens, de opgegeven NRBI-inschrijving en de wens om lid te worden of alleen software aan de markt aan te bieden. Lidmaatschap en ambassadeursstatus worden door ECC gecontroleerd; een opgave in het formulier is geen verificatie.

De aanvrager beschrijft of een aparte NRBI-inlog, een NRBI-template met logo, SSO en een API-koppeling mogelijk zijn. Het formulier vraagt bijvoorbeeld hoe een NRBI-MJOP-omgeving voor bevoegde RBI’ers kan worden ingericht. Deze technische mogelijkheden en hun kosten worden afzonderlijk beoordeeld; indienen activeert geen koppeling of toegang.

De ingediende aanvraag leidt tot een besloten registratie en verzoek om een contactmoment. Marktleveranciers nemen kennis van de jaarlijkse ambassadeursbijdrage van EUR 850 bij de afzonderlijke aansluiting. Een inspectiebedrijf dat nog geen lid is, kan een aanvraag of oriënterend gesprek indienen; voor eigen NRBI-gebruik blijft lidmaatschap verplicht. Wie uitsluitend software wil aanbieden, volgt waar passend de leveranciers- en ambassadeursroute.

Het Aanvraagprotocol Approved Software regelt indiening, toestemming, vastlegging van de geaccepteerde versies en gegevensverwerking. De aanvraag is geen automatische softwaretoelating, publiek leveranciersprofiel of betaalde overeenkomst.

Bijlage AAanleverchecklist voor de softwareleverancier

• Bedrijfsgegevens, contactpersoon en bevoegdheid.
• Ambassadeursaansluiting, jaarlijkse bijdrageafspraak en bij eigen bedrijfssoftware het NRBI-lidmaatschap.
• Product, versie, modules, doelgroep en aangevraagde diensten.
• Kosten, licenties, gebruiksrechten, ondersteuning en continuïteit.
• Lege NRBI-templates en geanonimiseerde of fictieve voorbeeldrapporten per dienst.
• Toetsmatrix voor de toepasselijke eisen van NTA 8060, NEN 2767 en NRBI-protocollen, met edities, velden, exports en bewijs per eis.
• Testomgeving en veilige wijze van toegang voor aangewezen beoordelaars.
• Invoer, foto’s, bijlagen, berekeningen, statusweergave en versiehistorie.
• PDF- en dossierexport, inclusief een herzien rapport.
• Gegevensbescherming, rollen, beveiliging, back-up, herstel en bewaarbeleid.
• Gewenste LEX-Tool-koppeling en tests voor nummers, ontvangst, status en dubbele verzending.
• Uitleg over automatische tekst of AI en aantoonbare controle door de deskundige.
• Migratie- en wijzigingsbeleid, planning voor de tweejaarlijkse hertoets en een plan voor de toepasselijke jaarlijkse rapportvalidatie.

Bijlage BMinimale vastlegging van de toetsuitkomst

• Criterium en bronversie; aangeleverd bewijs en uitgevoerde test.
• Software- en templateversie; beoordelaar en toetsdatum.
• Uitkomst: voldoet, tekortkoming of gemotiveerd niet van toepassing.
• Ernst en gevolgen; herstelactie, termijn en hertoetsbewijs.
• Besluit: toegelaten, beperkt toegelaten of niet toegelaten, met scope en geldigheid.